Protección de datos en las exportaciones hacia la Unión Europea

Un exportador ecuatoriano trata datos personales todos los días: los de su personal de campo y de planta, los de los productores que le venden, los de los contactos de sus compradores y los que piden las certificadoras. Muchos de esos datos salen del país. Antes de pensar en las reglas europeas, hay que cumplir la ley ecuatoriana. Aquí le explicamos qué exige, y después qué le pedirá su cliente en Europa.

1. Lo que exige la ley ecuatoriana cuando sus datos salen del país

La Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP) se aplica a todo tratamiento que su empresa haga en el Ecuador. Cuando usted envía datos personales a una certificadora, a un comprador o a una casa matriz en el exterior, eso es una transferencia o comunicación internacional de datos. La regulan los artículos 55 a 61 de la LOPDP y el Capítulo XII de su Reglamento (RGLOPDP).

La Superintendencia de Protección de Datos Personales (SPDP) aclaró que esas reglas se aplican junto con las del Capítulo V de la LOPDP, sobre transferencias a terceros. Hoy lo recoge su Norma General de Transferencias o Comunicaciones Nacionales e Internacionales (Res. SPDP-SPD-2026-0004-R), que retoma el criterio de la Res. SPDP-SPD-2025-0024-R. En la práctica, cada envío al exterior necesita cinco cosas.

• Una base legal. El consentimiento del titular o alguna de las otras bases del artículo 7 de la LOPDP. Las excepciones al consentimiento para comunicar datos a terceros están en el artículo 36.
• Un mecanismo que proteja los datos en el destino. Puede ser cualquiera de estos:
  • que el país tenga un nivel adecuado de protección declarado por la SPDP (Art. 56);
  • garantías adecuadas, como cláusulas contractuales (Art. 57);
  • normas corporativas vinculantes, si el destinatario es su propio grupo empresarial (Art. 58);
  • la autorización de la SPDP (Art. 59).
  Las excepciones están en el artículo 60.
• Registro previo. La información sobre la transferencia internacional se registra antes de realizarla (Art. 59 LOPDP), conforme a la Norma General de Transferencias.
• Informar al titular. Debe saber a quién se envían sus datos, para qué y con qué garantías (Art. 12, numeral 10, de la LOPDP). Además, la transferencia debe constar en su registro de actividades de tratamiento (Art. 38 RGLOPDP).
• Un contrato que lo respalde. Si quien recibe los datos los usa para sus propios fines (un comprador o una certificadora), corresponde una cláusula de comunicación a un destinatario. Si solo los trata por cuenta suya (un proveedor de software o de nube), corresponde un contrato de encargo (Art. 41 RGLOPDP). La SPDP publicó modelos de estas cláusulas en la Res. SPDP-SPD-2025-0006-R.

Conserve la documentación que respalda cada transferencia. Es la prueba de que cumplió si la SPDP la pide. No cumplir estas reglas puede costar hasta el 1 % del volumen de negocio del ejercicio anterior por una infracción grave (Art. 72 LOPDP).

2. Casos comunes en exportación

• Certificaciones internacionales. Las auditorías de sostenibilidad, de buenas prácticas agrícolas o de comercio justo suelen revisar nóminas, contratos y registros de salud ocupacional de los trabajadores. Enviar esos datos a la certificadora es una transferencia internacional, y los de salud son datos sensibles con reglas más estrictas (Arts. 25 y 26 LOPDP).
• Trazabilidad con productores. Los programas de trazabilidad que exige el comprador pueden incluir nombres, cédulas y ubicación de pequeños productores.
• Casas matrices y plataformas en la nube. Los sistemas de ventas, nómina o correo alojados fuera del país también mueven datos al exterior. Hay que identificar si el proveedor es encargado o destinatario.

3. Lo que le pedirá su cliente europeo

En la Unión Europea rige el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Su comprador europeo debe cumplirlo, y eso se traslada a usted de dos formas:

• Cuando el comprador le envía datos. Por ejemplo, contactos de su personal o datos de sus clientes finales. Para enviarlos a un país sin decisión de adecuación de la Comisión Europea, el comprador necesita garantías. Lo más habitual es que le pida firmar las cláusulas contractuales tipo europeas.
• Cuando su empresa ofrece bienes o servicios directamente a personas en la Unión Europea, o hace seguimiento de su comportamiento. En esos casos el RGPD puede aplicarse a su empresa aunque esté en el Ecuador. Por ejemplo, si vende en línea a consumidores europeos. Entonces conviene una revisión específica, que incluye si debe nombrar un representante en la UE.

Firmar esas cláusulas no lo exime de la ley ecuatoriana. Ambas obligaciones conviven, y su contrato debe respetar las dos.

4. Por qué cumplir le ayuda a exportar

• Responde rápido a los cuestionarios de debida diligencia de compradores y certificadoras.
• Evita que una auditoría frene un embarque o una renovación de certificado.
• Genera confianza en sectores donde la trazabilidad es parte del producto, como el banano, el camarón, el cacao y las flores.

5. Por dónde empezar

1. Haga un inventario de los datos que salen del país: qué datos, de quién, hacia qué país y para qué.
2. Clasifique a cada receptor como encargado o como destinatario.
3. Elija el mecanismo de los artículos 56 a 60 de la LOPDP que corresponde a cada transferencia y regístrela.
4. Firme las cláusulas que corresponden, las de la SPDP y, si el comprador lo pide, las europeas.
5. Actualice su aviso de privacidad y su registro de actividades de tratamiento.
6. Capacite al personal que envía información a certificadoras y compradores.

Publicado el 10 de junio de 2025 · Actualizado el 24 de octubre de 2026 con la Norma General de Transferencias de la SPDP.